Sturing
Permanente topdienstverlening vanuit een wendbare organisatie speelt sneller en beter in op veranderende klantwensen. Dat is ons gezamenlijke doel. De organisatie vraagt een andere vorm van sturing vanuit klantsignalen en maatschappelijke ontwikkelingen, met ruimte om verantwoordelijkheid laag te beleggen. We zijn in control ten opzichte van de organisatie.

Flexibilisering
We werken aan een toekomstbestendige moderne organisatie, waar nieuwe talenten de kans krijgen om aan de opgaven van Breda te werken.
Dat vraagt wendbaarheid en flexibiliteit, ondernemend werknemerschap en voortdurend ontwikkelen. We zoeken de juiste match tussen werk/klus en kennis en competenties.

Huisvesting
Het bestaande gemeentelijke huisvestingsbeleid staat steeds meer onder druk door een aantal grotere ontwikkelingen: organisatie, urgente gebouwontwikkelingen en kansen in de (werk)omgeving zoals nieuwe technologische communicatiemiddelen en de gastvrijheidseconomie.
We werken opgave gestuurd en vanuit dienstverleningsketens. Dat betekent dat we denken en handelen vanuit de maatschappelijke behoeften, dwars door afdelingen en beleidsvelden heen. Samen met partners in stad en regio pakken we die opgaven aan en geven de dienstverleningsketens vorm. Dat betekent ook dat medewerkers flexibeler en meer integraal gaan werken. Er is meer ruimte voor nieuwe uitdagingen en projecten voor medewerkers. We gaan meer projectmatig werken en we maken de organisatie toekomstbestendig. Daarom gaan we de huisvesting van het Stadskantoor en het Stadserf moderniseren en centraal vanuit één afdeling aansturen. De huisvesting moet toekomstbestendig zijn en toegerust op de nieuwe werkwijze. De huisvesting is ook een visitekaartje van wat we als gemeente willen zijn.

Digitalisering
De digitalisering wordt in 2018 verder gerealiseerd, zowel in contacten met burgers en bedrijven als binnen de bedrijfsvoering. Dit past bij een open overheid die midden in de maatschappij staat, technologie slim inzet en zo helpt bij het uitvoeren van de opgaven van de stad. Iedereen kan er op vertrouwen dat gemeente Breda hierbij zorgvuldig en betrouwbaar omgaat met (persoons)gegevens.
De inzet van ICT in de gemeentelijke processen neemt nog steeds toe. Naast de extra mogelijkheden  ontstaat hierdoor een grote afhankelijkheid van ICT. Om de continuïteit en betrouwbaarheid van de ICT voorzieningen te verhogen zal er worden toegewerkt naar een overgang van essentiële systemen naar de Cloud en het toepassen van meervoudige verbindingen. Daarnaast zullen de technische voorzieningen beter beveiligd worden.
Noodzakelijke vervangingen van informatiesystemen bieden ook de ruimte om nieuwe (digitale) dienstverlening mogelijk te maken en de bedrijfsvoering efficiënter en effectiever in te richten.
Data
Moderne data-analyse en het combineren van de groeiende stroom van beschikbare data vergroot onze kennis van de stad en dit op steeds fijnere schaal. Daarmee kunnen we steeds beter inspelen op lokale vragen en problematiek. Bijvoorbeeld door smart city concepten toe te passen voor het beheer van de stad.

Duurzaam
Ook in 2018 werken we aan de bestuurlijke afspraak om in 2020 CO2 neutraal te zijn.

Vitaliteit
Vitaliteit is een populair thema. Het verwijst naar levenslust, levenskracht en energie.
Binnen de gemeente Breda is op dit moment gekozen om te focussen op het onderdeel Fitheid en Energie. Door het investeren in vitaliteit wil je de bewustwording bij medewerkers stimuleren, wat uiteindelijk bijdraagt aan een verhoging van de duurzame inzetbaarheid.  

Sturing
In 2017 is gestart met het sturen op verschillende opgaven. Voorbeelden hiervan zijn de woonopgave, de omgevingswet en de economische opgave. In 2018 is gebleken dat het goed werkt om te sturen op verschillende opgaven. We gebruiken strategy deployment om focus aan te brengen in onze doelen. Met dit instrument zijn we beter in staat om te reageren op maatschappelijk ontwikkelingen.

Flexibilisering
Om de wendbaarheid en flexibiliteit te vergroten zijn in 2018 de volgende investeringen gedaan:
1.   Het goede gesprek, als model waarbij leidinggevende en medewerker voortdurend met elkaar in gesprek zijn, is ingevoerd. Centraal staat wat mogelijk wordt gemaakt voor de klant, wat op vakmanschap/ontwikkeling te leren is en wat daarvoor nodig is.
2.   Naast onze deelname aan het mobiliteitscentrum in West-Brabant, op onder andere het gebied van inhuur, werken we nauw samen met de gemeente Tilburg. We verzorgen trainingen op het gebied van Lean en coachen deze medewerkers bij projecten. Daarnaast delen we kennis op het gebied van mobiliteit en duurzame inzetbaarheid van medewerkers. We zijn een goed voorbeeld voor andere gemeenten en non-profitorganisaties zoals Amphia.

Huisvesting
De inrichting en faciliteiten in de Raadszaal, Collegekamer, grote Trouwzaal en de Commissiekamer zijn aangepast en hierdoor meer geschikt gemaakt voor de nieuwe manier van vergaderen door de gemeenteraad. Daarbij is ook de klimaatinstallatie aangepast, waardoor de temperatuur in met name de Raadszaal beter gereguleerd kan worden.

In 2018 hebben we een aantal pilots uitgevoerd in het kader van het Activiteit Gericht Werken (AGW). In dit kader zijn er nieuwe werkomgevingen gerealiseerd voor enkele afdelingen. Daarnaast zijn de inrichting en faciliteiten in het bedrijfsrestaurant aangepast zodat dit ook gebruikt kan worden voor ontmoeting, overleg en als werkplek. De medewerkers van het team van Veiligheid & Leefomgeving, die waren gehuisvest in Carré Chassé, zijn verhuisd naar het Stadskantoor waar hun nieuwe werkomgeving met onder andere een cameraruimte is gerealiseerd.

In de publiekshal van het Stadskantoor is ruimte gecreëerd voor nieuwe halfopen spreekruimten voor in eerste instantie het Sociaal Domein. De gesprekken met cliënten kunnen hier nu plaatsvinden. Het Sociaal Domein maakt hierdoor geen gebruik meer van het pand aan de Riethil 12. Daarnaast zijn er een aantal knelpunten op het gebied van huisvesting, zoals bijvoorbeeld de komst van nieuwe medewerkers opgelost. Er is een algemene aanlandzone en projectzone gecreëerd in het Stadskantoor.

Digitalisering
In 2018 is een start gemaakt met de migratie van de mailomgeving naar de cloud. We verwachten dit af te ronden in het 2e kwartaal van 2019. Tevens zijn er een aantal security functionaliteiten geïmplementeerd, waarmee het security-niveau van de ICT-omgeving naar een hoger niveau is getild. Dit geldt zowel voor het datacenter als de Choose Your Own Device-apparatuur (pc, laptop, tablet en smartphone).

Op organisatorisch vlak zijn er maatregelen genomen, waardoor het security aspect een veel belangrijkere rol heeft gekregen binnen de operationele processen.

Het burgerzakensysteem is vervangen door een cloudoplossing. Hierdoor kunnen diverse publieksdiensten volledig digitaal worden aangevraagd en dit aanbod wordt in de komende periode verder uitgebreid. Ook het zaaksysteem is vervangen door een nieuwe oplossing in de cloud. Een voordeel van cloudoplossingen is het reduceren van technisch beheer, zodat meer focus komt te liggen op een goede functionele werking en dienstverlening.  

Data
In 2018 hebben we diverse belangrijke stappen gezet in de digitale transformatie. Begin 2018 is de informatiestrategie "Sturen op informatie: Zeven wegen naar een digitaal Breda" vastgesteld. Langs deze 7 wegen (actielijnen) wordt

1) samen met de collega’s, de stad en de regio
2) vanuit het perspectief van onze burgers, bedrijven en instellingen aan
3) een betere sturing op onze informatie gewerkt
4) door digitaal en i-bewuste medewerkers, en een
5) veilige informatievoorziening met oog voor privacy, waarin we onze
6) data optimaal benutten en
7) voorbereid zijn op de toekomst.

Dit heeft onder meer opgeleverd dat:
1.   samenwerkingsmogelijkheden verkend worden met de B5 en Tilburg in het bijzonder
2.   er gestart is met een project digitale burgerparticipatie
3.   onze sturing op de informatievoorziening verder hebben geprofessionaliseerd
4.   onze medewerkers i-bewuster zijn geworden
5.   we de beveiliging van onze informatievoorziening verder hebben geprofessionaliseerd, ook met het oog op de AVG
6.   we datagericht werken om de veiligheid van de stad verder te vergroten en de behoefte van de stad in beeld te brengen
7.   we samen met onze partners in Brabant Stad werken aan een visie voor de digitale stad.

Duurzaam
De doelstelling om 2020 CO2-neutraal te zijn is een gezamenlijke opgave. Om deze doelstelling te behalen is de inzet van verschillende disciplines benodigd en is er een multidisciplinaire werkgroep samengesteld vanuit de diverse thema’s.

Vitaliteit
Vitaliteit is één van de onderwerpen van Great Place to Work, waarin gezond en veilig werken voor medewerkers voorop staat. De ondernemende medewerker draagt zelf de verantwoordelijkheid voor zijn/haar gezondheid en is daarin eigen leefstijl coach. Uitgangspunt is dat initiatieven op het vlak van het bevorderen van gezondheid bij medewerkers ontstaan en ontplooid worden. Samen met de ambassadeursgroep vitaliteit hebben we alle lokale initiatieven samengebracht tot 15, voor medewerkers, georganiseerde sport en beweegactiviteiten.

Sturing
In 2017 benoemden we alle dienstverleningsketens en zijn de ketens sociaal domein ingericht. Hierdoor verbetert de klantreis, bijvoorbeeld een WMO aanvraag, en is de klant sneller en beter geholpen. In 2018 gaan we verder met de ketens in de bedrijfsvoering en het fysiek domein.
In 2018 is voor alle bekende opdrachten de werkwijze ingevoerd, die we in 2017 vaststelden. Hiermee kunnen we beter sturen en prioriteiten stellen. Alle bestuurlijke opgaven hebben een goede opdrachtbeschrijving, bemensing en financiering.

Flexibilisering
De flexibele organisatie houden we vast en gaan we door ontwikkelen in 2018.
De Grote Markt, onze interne personeelsmarkt, maakt een optimale match tussen opgaven/opdrachten en talenten en zorgt ook in 2018 voor mobiele medewerkers.  Ons opleidingsinstituut YourGoals verzorgt leiderschapstrainingen om de nieuwe manier van sturen te borgen. Medewerkers zijn zich bewust van eigen sturing, o.a. door trainingen persoonlijk leiderschap. We wisselen medewerkers uit in de regio en benutten zo elkaars talenten.
De ambassadeursgroep Vitaliteit organiseert samen met de medewerkers activiteiten voor een vitale organisatie, bijvoorbeeld stoppen met roken en fittrack.

Huisvesting
Vooruitlopend op de realisatie van de nieuwe huisvestingsvisie in 2020 dient de komende jaren een aantal verbouwingen te worden doorgevoerd. Met onder meer het Activiteit Gerelateerd Werken en het Team Gerelateerd Werken gaan we aan de slag binnen de afdelingen waar huisvesting echt een knelpunt is. Voorwaarden daarbij zijn dat de manier van werken en de inrichting vanuit de nu bekende contouren van de huisvestingsvisie plaatsvinden, gekoppeld aan een goede evaluatie (actief leren). De inrichting is daarbij zodanig flexibel dat het zoveel mogelijk hergebruikt kan worden bij de aanpak vanaf 2020. Daarmee spreken we van een “fysiek living lab”: Ruimte voor experiment, Ruimte voor doorlopende verbetering en de invulling beweegt mee met veranderende omstandigheden.

Duurzaam
Er ligt een bestuurlijke afspraak voor een CO2 neutrale organisatie in 2020. Daar werken we in 2018 naartoe. Naast klimaataspecten zetten we  in op hergebruik van grondstoffen (circulaire economie) en gebruik van landbouwproducten (bio-based economy).
Dit verkleint de sociale, milieu en economische footprint van onze bedrijfsvoering en opdrachten aan derden (People, Planet, Profit).  

Vitaliteit
De essentie van de aanpak komt op het volgende neer: van, voor en door medewerkers. Dit doen we door vooral acties te doen die bijdragen aan bewustwording en het verbeteren van de gezondheid.
Ambassadeurs van vitaliteit (ongeveer 20 medewerkers) komen 6 keer per jaar bij elkaar waarin ideeën worden besproken en opgepakt/uitgewerkt. Dit aan de hand van een kalender waarop een aantal vaste- en variabele activiteiten terugkomen. De vaste activiteiten zijn bijvoorbeeld wandellunches, aanbieden van fruit en een gezondheidscheck. Een variabele activiteit is bijvoorbeeld het aanpassen van het assortiment in de catering en de “fit tracker” waar 110 collega’s meewerken aan de bewustwording van bewegen. We werken in deze initiatieven ook veel samen met andere grote bedrijven in de stad zoals het Amphia, Avans en de NHTV. Ook de OR verbindt zich aan het thema vitaliteit.

Daarnaast werken we als organisatie aan vitaliteit omdat het zorgt voor de verbetering van goed werkgeverschap. Voorbeelden van het afgelopen jaar zijn daarbij o.a. Mantelzorgvriendelijke organisatie en het invoeren van staanbureaus.
ontstaat één groot informatie- en communicatiesysteem, dat digitale diensten en producten koppelt. Wie beheert dat systeem, wie beschikt over en heeft toegang tot data? Ook vraagstukken rondom privacy en identiteitsfraude vragen publieke aandacht. Om een betrouwbare overheidsinstantie te blijven.

Technologie: de fysieke en digitale werelden komen samen. In deze nieuwe realiteit ontstaat één groot informatie- en communicatiesysteem, dat digitale diensten en producten koppelt. Wie beheert dat systeem, wie beschikt over en heeft toegang tot data? Ook vraagstukken rondom privacy en identiteitsfraude vragen publieke aandacht. Om een betrouwbare overheidsinstantie te blijven is het van groot belang om werken aan informatieveiligheid. Terwijl de afhankelijkheid van digitalisering toeneemt komen er ook steeds meer aanvallen op ICT systemen, bijvoorbeeld met Ransomware. Naast technische maatregelen is ook bewustwording onder gebruikers van groot belang.

Sturing
In 2018 zijn er verdere dienstverleningsketens ingevoerd. De keten veiligheid is hier een voorbeeld van. Strategy deployment hebben we als werkwijze ingevoerd. We koppelen daarin onze doelen aan de opgaven uit het bestuursakkoord. Deze methode is in 2018 als concern brede methodiek voor sturing geïmplementeerd bij de directie, opgave- en managementteams.

Flexibilisering:
Een belangrijk instrument dat we inzetten voor de flexibilisering is onze interne opdrachtenmarkt ‘Grote Markt’. Met dit instrument koppelen we de uit te voeren werkzaamheden aan de kwaliteiten en talenten van onze medewerkers. Daarmee dragen we bij aan de interne flexibilisering. In de Begroting 2019 hebben we daarom de thema-indicator 'Flexibele organisatie' vervangen door de indicator: 'het percentage van de door interne medewerkers vervulde opdrachten op de Grote Markt (opdrachtenmarkt)', met een streefwaarde voor 2018 van 45%. Deze indicator helpt ons beter in onze ontwikkelingen naar een toekomstbestendige organisatie. In 2018 werd op ruim 47% van de opdrachten op de Grote Markt een match met een medewerker gemaakt. Onze ambitie om de streefwaarde te halen werd daarmee gerealiseerd.

Ons opleidingsinstituut YourGoals zag de vraag naar teamontwikkeling, coaching, persoonlijke leiderschap en mindfulness in 2018 toenemen. Van de 3 leerlijnen (vakbekwaam, Bredase professional en persoonlijke kracht) werd het meest gebruik gemaakt van de leerlijn vakbekwaam.

Met de regio werken we nauw samen op het gebied van opleiden en trainen van medewerkers, arbeidsmobiliteit en inhuur. Bredase medewerkers worden daarbij ingezet in de regio, maar ook daarbuiten (onder andere de Provincie Zeeland) om hun expertise en ervaring te delen met anderen.

Op 25 oktober 2018 hebben we meegedaan als grote werkgever bij het event "Een gezonde werkvloer". Tijdens dit event werd door een aantal grote werkgevers uit Breda gepresenteerd wat hun bijdrage is aan een gezonde werkvloer in Breda. De Gemeente Breda heeft hier ook aangegeven wat ze doet voor haar medewerkers en welke interventies zij neemt om een Great Place to Work te zijn.

Huisvesting
Op basis van de concept huisvestingsvisie is een aantal pilots gerealiseerd om ervaring op te doen in combinatie met de uitgifte van mobiele devices en aandacht voor het gedrag dat bij de activiteitgerichte huisvesting past (bricks, bytes, behaviour). Een aantal van deze pilots is geëvalueerd, enkele worden nog geëvalueerd en de reacties zijn tot op heden zeer positief. Op basis hiervan wordt een huisvestingsplan gemaakt voor het totale Stadskantoor.

Duurzaam
In 2018 is gestart met het stadskantoor van zonnepanelen te voorzien. Andere gemeentelijke gebouwen zijn ook reeds verduurzaamd. Andere voorbeelden van verduurzaming van de gemeentelijke organisatie zijn de uitbreiding van het gemeentelijk wagenpark met elektrische auto’s en het vervangen van openbare verlichting door LED-lampen.

Vitaliteit
Aan de georganiseerde activiteiten namen 379 mededeelnemers deel. De activiteiten in de jaarlijkse beweegweek waren divers van aard zodat iedereen, ongeacht hoe vitaal men was, deel kon nemen. De activiteiten werden door de ambassadeurs georganiseerd. In de wintermaanden is er weer voor alle medewerkers fruit beschikbaar gesteld door de OR.
Alle 110 medewerkers die zich voor een fit-tracker hadden aangemeld namen ook deel. Bij de afsluiting en evaluatie gaven de deelnemers aan meer inzicht te hebben gekregen in hun eigen gedrag en daardoor veel bewuster met hun eigen leefstijl en gezondheid om te gaan dan voor deze activiteit. Een dergelijk inzicht verkregen ook de medewerkers die deelnamen aan de gezondheidscheck die beschikbaar werd gesteld.

Met name de aandacht om op de fiets naar het werk te komen, maar ook werkbezoeken op de fiets af te leggen heeft zijn vruchten afgeworpen. Meer dan voorheen werd gebruik gemaakt van de fietsenmaker op de werklocatie. Ook de aandacht die vanuit 076 fietst aan fietsen wordt besteed zorgt ervoor dat het fietsgebruik van medewerkers blijft stijgen. Een bijkomend resultaat is een volle fietsenstalling op de werklocaties en de vraag naar aanpassing van de stalling voor diverse soorten fietsen.

In november 2018 werd de jaarlijkse mantelzorg dag georganiseerd voor de medewerkers die als mantelzorger in Breda actief zijn. Deze medewerkers werden een middag in het zonnetje gezet en kregen een kijkje achter de schermen van het Chassé Theater.

Flexibel werken op verschillende plaatsen, wordt met divers meubilair ondersteund. Samen met medewerkers wordt het meest geschikte meubilair geplaatst. De staan bureaus die in 2017 aan het assortiment zijn toegevoegd, maken daar deel van uit en dragen bij aan een Great Place  to Work.

Technologie
Om beter te sturen op onze informatie en de digitale transformatie door te maken, hebben in 2018 diverse ontwikkelingen langs de 7 actielijnen plaatsgevonden. Onderstaand is een selectie opgenomen van deze ontwikkelingen:

1. Samen staan we sterker
Samen met de collega gemeenten binnen BrabantStad is onder andere gestart met een project voor open connectiviteit in het kader van de digitale stad. Daarnaast is verkend om met de gemeente Tilburg samen te werken aan data gestuurd werken en de digitale transformatie.

2. Van buiten naar binnen
De digitale dienstverlening is verder geprofessionaliseerd door de uitrol van zaakgericht werken en de aanbesteding van een regieapplicatie voor het sociaal domein. Daarnaast heeft digitale burgerparticipatie een boost gekregen met Plan Breda en zijn alle bouwvergunningen digitaal beschikbaar gesteld.

3. Verbeteren IT Governance
We hebben door het gebruik van de informatiestrategie een stap voorwaarts gezet in onze sturing op de informatievoorziening. Tevens is het ENSIA-verantwoordingsproces ingezet om samen te werken aan het vergroten van de informatieveiligheid in Breda. Samen met concern control is gestart met risico gestuurd werken, wat in 2019 een cyberrisk uitvoeringsplan op zal leveren.

4. Digitaal en i-bewust werken
Voor het bevorderen van het bewustzijn op het gebied van informatieveiligheid zijn e-learning modules voor 'informatiebeveiliging en datalekken' geïntroduceerd en voor alle medewerkers verplicht gesteld. Tevens zijn er phishing tests uitgevoerd. Ook is een workshop 'informatie in je dagelijkse werk' gegeven voor medewerkers die regelmatig werken met persoonsgegevens (SED).

5. Veilig en vertrouwd
Om als organisatie bewust om te gaan met de risico’s en kansen die digitalisering biedt, zijn er activeringssessies geweest met directeuren en afdelingshoofden. Daarnaast hebben er cybercrime awareness sessies plaatsgevonden voor de gehele organisatie. De monitoring op informatiebeveiligingsincidenten is verbeterd en er is een abonnement afgesloten met een extern responsteam om de organisatie te ondersteunen bij beveiligingsincidenten. Tevens zijn diverse acties rondom de bescherming van persoonsgegevens in het kader van de AVG uitgezet. Daarnaast zijn diverse technische maatregelen genomen om de beveiliging van ons netwerk te vergroten.

6. Goed en optimaal gebruik van data en informatie
De vastgoedmonitor is opgeleverd en de buurtbarometer is doorontwikkeld. Deze hebben beiden bijgedragen aan het verder vormgeven van data gedreven werken. In dit kader zijn ook de mogelijkheden van smart city verder verkend.

7. Voorbereid op de toekomst
In VNG-verband wordt de ontwikkeling van CommonGround gevolgd en de impact op onze organisatie bepaald. Daarnaast bereiden we ons voor op de toekomst door te innoveren. Dit doen we onder andere middels een pilot Robotic Process Automation, waarbij dienstverleningsprocessen verregaand gedigitaliseerd worden.